Guardar cuesta nada y no tener cuesta caro
La pregunta de cuánto tiempo conservar los comprobantes tiene una respuesta formal que depende de la normativa aplicable y del tipo de documento, y una respuesta práctica bastante más simple: archivos de texto y capturas ocupan prácticamente nada, así que el costo de conservarlos de más es cero y el de haberlos borrado puede ser alto. Esta página propone un criterio mientras se confirma el plazo que corresponda a su caso.
El criterio por tipo de documento
Los tres primeros son categorías; el cuarto, dónde confirmar los plazos formales.
Movimientos y comprobantes de cobro
Son los que pueden hacer falta para una obligación formal o para acreditar un ingreso. Conviene conservarlos al menos mientras cualquier plazo de revisión pueda estar abierto.
Condiciones y respuestas del soporte
Sirven mientras la cuenta esté activa y un tiempo después, sobre todo si hubo alguna discusión. Ocupan muy poco y su utilidad aparece de forma imprevisible.
Detalle de apuestas
Su valor es corto salvo que exista una discusión abierta sobre una liquidación. Guardarlo igual no cuesta nada, y es el material que menos veces se necesita.
Dónde confirmar los plazos formales
En los canales oficiales de la administración tributaria, que publican los períodos de conservación aplicables. No los reproducimos aquí porque cambian y dependen del tipo de obligación.
Preguntas que llegan seguido
¿Y si ya borré cosas antiguas?
Buena parte se puede solicitar al operador mientras la cuenta exista, con la limitación de sus propios plazos de conservación. Cuanto antes se pida, más probable es que siga disponible.
¿Conviene guardar todo en un solo lugar?
Una carpeta por año es suficiente, y lo importante es que sobreviva a un cambio de teléfono o de computadora. Un único lugar que se pierda deja todo el esfuerzo en nada.
¿Hace falta imprimir algo?
En general no: los archivos digitales cumplen la función y se buscan mucho mejor. Si un trámite concreto pide papel, se imprime en ese momento desde el archivo guardado.
